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信息管理在企业使用过程中的缺陷及方案研讨
[摘要]信息时代是一个以信息为基础的新经济时代、一个知识成为生产力的时代。在信息管理系统日渐流行的今天，我们在看到管理信息系统带来效益的同时，也要正视其在实际开发与应用中出现的问题，本文结合案例，对企业实施管理信息系统中出现的一些突出问题与计策进行了探讨。
[关键词]信息管理系统引入阶段开发阶段应用阶段
一、管理信息系统概论
1.管理信息系统的概念
管理信息系统，是一个由人、计算机及其他外围设备等构成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、保护与使用的系统。其要紧任务是最大限度的利用现代计算机及网络通讯技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查熟悉，建立正确的数据，加工处理并编制成各类信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平与经济效益。
2.管理信息系统的分类
管理信息系统划分的方法有很多中。按管理信息系统的组织功能划分，能够分为办公系统、决策系统、生产系统与信息系统。现代企业中比较普遍的管理信息系统有企业资源计划系统（erp）、供应链管理（scm）、客户关系管理（crm）等等。
3.管理信息系统的作用
管理信息系统能给企业带来下列几点好处。关于基层工作人员来说，利用管理信息系统对日常经营与生产活动进行管理，能够将企业在业务流程中所需要的信息整合起来，通过电子化使信息处理更加高效准确、业务流程更加流畅。关于中层管理人员来说，管理信息系统特别是 erp 的使用，对企业运作中的各类信息进行了集中、完备、透明地处理，尽最大的可能消灭了信息孤岛的状况，能使中层管理者清晰熟悉企业的运作情况。关于高层管理者来说，管理信息系统电子化处理的高效性与准确性与强大的统计与数据分析功能会更好地支持管理者作出快速反应与决策。
二、信息管理系统应用中出现的要紧问题与计策
管理信息系统尽管已进入了很多企业中，但是由于种种原因，事实上施效果还有很多不尽人意的地方。比如在我国，erp 成功率不高已是个不争的事实。2005 年之前的所有数据说明，国内企业实施 erp 的成功率最高的不超过 30%，即使在已经成功实施erp 或者其他大型 it 系统的用户中，各类应用问题也时有发生。在不一致阶段，表达出来的问题也不一样。这里要紧分析一下共性的问题。
1.引入阶段
（1）存在的问题
引入管理信息系统的目的是什么。这是每个企业在引进管理
信息系统前务必面对与回答的第一个问题。为了实际需要而引入管理信息系统的企业，会出现对实施过程中可能出现的困难估计不足的情况。实施信息管理系统需要大量的资金投入、良好的硬件设备与企业对改革业务流程的决心与实行人员调配等方面的准备。管理信息系统是一种先进管理思想的载体，必将要求企业的业务流程作出适当的改革与优化。
（2）解决问题的计策
做好前期的准备工作前期准备工作包含对实施管理信息系统的可行性分析、在企业内部的宣传、选择合适的团队进行开发等，做好这些工作能为后续的开发工作打下良好的基础。领导对实施管理信息系统是否具有全面的、清晰的认识往往影响到员工对管理信息系统的看法与实施的最终状况。
2.开发阶段
（1）存在的问题
开发阶段面临的第一个问题就是管理信息系统项目开发。假如是外包的话，软件开发商承担软件的开发与保护工作。假如使用内部开发方案的话，企业内部人员将承担上述工作，对企业开发人员的要求比较高。现在大多数的企业都使用外包方案。外包往往使企业不重视调研、开发，认为交给开发商就能够了，导致了后来软件不能很好地符合企业的需求。
（2）解决问题计策
开发要建立在充分调研的基础之上，并注意让用户参与到建模等过程中。假如在软件调研方面没有用户的参与，只是几个领导拍板决定的话，那选出的系统很有可能就没有最大限度地考虑到用户的真实需要，到头来不是效率提高得不显著，就是造成资源的浪费。大多数技术人员还是不能直接懂得由业务语言描述的模型，因此技术人员需要在用户的帮助下进行技术建模，将业务需求说明书转化为技术人员能够懂得的语言。要尽量定制出适合自己的产品。
3.应用阶段
（1）存在的问题
尽管在开发阶段克服了很多难题，但是并不意味着应用阶段就会轻松很多。比如开发阶段克服的大多数都是技术上的问题，那么在应用阶段需要克服的更多是“人”的问题。人与信息，才是管理信息系统的最重要部分。管理信息系统是一个技术问题，也是“人”的问题。管理信息系统需要靠人来实施，而由于系统的实施会带来对员工的观念的冲击、对已有的工作流程的冲击、甚至与个人利益产生冲突，因此如何才能让员工真正落实系统、使其产生预期的效益是一个重要的问题。
（2）解决问题的计策
有步骤、有层次地推进管理信息系统的实施正如上文所分析的那样，管理信息系统实施的过程中要考虑很多有关“人”的因
素。企业的信息化不是一步到位的情况，要根据实际情况循序渐进地推进。在起步阶段不一定要马上建立一个无所不包的完整系统而是要根据自身企业的特点一步一步推进。要帮助使用者克服抵触心理，与提高其操作能力，由于“人”才是信息化中的关键要素。
三、结束语
很多知名企业在实施 erp 系统的时候都遭受过失败。比如陶氏化学在花费了 7 年时间与大约 5 亿美元试图实施一套基于大型机的 erp 包之后，丢弃了这个项目，重新从客户机、服务器开始。实施管理信息系统是一件需要深思熟虑的情况，实施过程中也会有重重困难。充分调研、充分沟通、科学建设、合理组织，才能对管理信息系统的成功实施打下良好的基础。
