公司文件管理制度1公司文件管理制度1目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实下面是小编为大家整理的2023年公司文件管理制度,菁华2篇,供大家参考。
公司文件管理制度1
公司文件管理制度
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义
文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。
非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件 (法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责
公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
文件编制、审批、发布的权责
各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类
文件分级
一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。
二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。
三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。
6文件编号、标识与控制
文件编号：[Microsof1] 公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间
注：各部门代号
部门代码部门代码部门代码部门代码
文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识;
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本;
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。
7文件编制、审核、批准和发布
行政文件与管理性文件的编制与审批
(1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。
(2)公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度条负责编制。
(3)各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。
(4)公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
(5)公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。
文件归档、发放、保管
文件归档
(1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
(2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。
文件发放
公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：
(1)管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门;
(2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门;
(3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件;行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。
(4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。
文件保管与借阅
(1)文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。
(2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
(3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
(4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
文件的更改与回收作废
文件更改
(1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
(2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。
(3)文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。
(4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。
(5)文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
(6)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
文件的作废与销毁
(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。
(2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁(留用)记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。
(3)各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
外来文件管理
外来文件接收与归口
(1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。
(2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。
(3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。
保密文件的管理
保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。
保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：
文件密级发放、传阅范围
绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象
机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象
秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象
附件：
《公司内部业务便签》
《文件审阅签发单》
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《文件更改/评审单》
《文件销毁(留用)记录表》
《外来文件清单》
公司内部业务便签
□通报 □指示 □通知 □批复
□协调 □请示 □报告 □接洽
给(TO)：日期(DATE)： 年 月 日
由(FROM)：□请回复(REPLY) □请归档(FILE)
标题(SUBJECT)：
内容(MESSAGE)：见下文
(空两格，正文宋体四号字，表格视情况酌定)
××××(部门)
二0一×年××月××日
起草人：各部门负责人审签：
分管领导审签：
总经理审签：
文件发放记录表
编号：
序号文件名称文件编号接收部门份数签字发放/回收日期发放/回收部门
编制： 年 月 日
文件更改/评审单
编号：
文件编号
文件名称
更改原因：
更改内容：
评审结论：
评审人员：
编制： 年 月 日
文件销毁(留用)记录表
编号：
序号记录名称记录编号发放
日期回收
日期数量原因
编制: 年 月 日
外来文件清单
编号：
序号文件名称备注
1
2
3
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5
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7
8
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10
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19
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21
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23
编制： 年 月 日
受控文件清单
编号：
序号文件名称文件编号版/次备注
编制: 年 月 日
文件审阅签发单
编号：
拟文部门
拟稿
核稿
文件名称
文件编号
文件内容摘要
文件发放范围
(拟文部门填写)主 送： 董事长□ 总经理□
抄送：行政人事部□ 财务部□ 营销部□ 项目部□
拟文部门 负责人意见：
拟发签字：
法务部意见：
审 签：
分管副总意见：
审 签：
公司
总经理意见：
审 签：
签发
日期
[Microsof1]可根据实际需要修改。
公司文件管理制度2
第一章总则
第一条为提高行文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据我公司的实际情况,特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。
第三条全公司各类文件由办公室统一管理。第二章收文的管理
第四条公文的签收。
(1)凡送公司的文件均由公司收发员登*收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
(2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管。
(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件,总经理启封后,也应交办公室秘书办理正常手续。
(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号,个人不得私自保存。
第六条公文的阅批与分转。
(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
(2)一般函、电、单据等,分别由办公室秘书直接分转处理,如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。
⑶为加速文件运转,办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
(2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。
⑶阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失、泄密。文件阅完后,应送交办公室秘书。
(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。第三章发文的管理
第八条发文的规定。
(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向公司办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。
⑶对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发。
第九条发文的范围。
(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。
(2)公司下发文件主要用于以下事项。①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。
⑶公司上行文、外发文主要用于以下事项。①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定,同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。②在公司日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司总经理批准后,由主管业务部室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。③凡各业务部室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以用部室名义发会议纪要。④各业务部室与外单位发生一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。第四章发文程序与要求
第十条发文程序规定。
(1)各单位需要发文,应事先向办公室提出申请。
(2)办公室同意发文时,主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。
⑶草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
(4)文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章,标定日期和密级。
(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿。
(6)经办公室审查、修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。
(7)对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新纂写清楚。
(8)需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。
(9)文稿审核、会签后,按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书,统一编号后送打印室打印。
(10)文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。文件打印后,由办公室派专人按量印刷,再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件,办公室秘书应拒绝盖章分发。第五章文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需要本部门负责人签写便条,对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。
第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围。
(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。
(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
⑶公司总经理办公会以及各种专业例会记录。
(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。
(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。
(7)公司日志和大事记。
(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
(9)业务部室日常工作中形成的活动资料,由各业务部室负责立卷归档。
第十六条立卷要求。
(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
(2)要坚持*时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件,由办公室主任和办公室秘书监视销毁。
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